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건국대병원 그룹웨어(GW) 완벽 가이드: 스마트한 원내 업무 처리를 위한 매뉴얼
건국대학교병원(KUH)의 교직원 여러분에게 그룹웨어는 단순한 사내 게시판이 아닌, 매일의 업무가 시작되고 마무리되는 핵심 플랫폼입니다. 진료 지원부터 행정 처리, 전자 결재, 그리고 원내 소통까지 모든 프로세스가 이곳에서 이루어지기 때문입니다. 하지만 병원 시스템 특유의 높은 보안 수준과 다양한 기능으로 인해 신규 입사자나 시스템이 낯선 분들은 초기 사용에 어려움을 겪을 수 있습니다.
본 포스팅에서는 gw.kuh.ac.kr 접속 방법부터 전자결재, 모바일 활용, 그리고 접속 오류 해결까지 실무자가 꼭 알아야 할 7가지 핵심 내용을 상세하게 정리해 드립니다.
1. 건국대병원 그룹웨어의 역할과 주요 기능 개요
건국대병원 그룹웨어는 의료진, 간호, 행정, 기술직 등 모든 직군이 유기적으로 협업할 수 있도록 설계된 통합 정보 시스템입니다. OCS(처방전달시스템)나 EMR(전자의무기록)이 환자 진료를 위한 것이라면, 그룹웨어는 '병원 조직의 운영'을 위한 것입니다.
주요 기능:
- 전자결재: 휴가 신청, 품의서 작성, 지출 결의 등 행정적 승인 절차를 온라인으로 처리합니다.
- 웹메일 및 쪽지: 원내 부서 간 공식적인 소통과 자료 공유를 담당합니다.
- 게시판(BBS): 병원의 주요 공지사항, 식단표, 경조사, 규정집 등을 열람할 수 있습니다.
- 일정 관리: 부서별 당직표 확인 및 개인/공용 일정을 공유합니다.
2. 원내/원외 접속 방법 및 로그인 절차
그룹웨어는 환자 정보 보호와 병원 데이터 보안을 위해 내부망과 외부망에서의 접속 방식에 차이가 있을 수 있습니다.
접속 프로세스:
주소창에 'gw.kuh.ac.kr'을 입력하여 접속합니다. 로그인 아이디는 기본적으로 부여받은 사번을 사용하며, 초기 비밀번호는 인사팀 또는 정보전산팀의 안내에 따릅니다.
원외 접속 시 주의사항:
병원 내부 네트워크가 아닌 집이나 카페 등 외부에서 접속할 때는 보안을 위해 추가적인 인증 절차(VPN 또는 2차 인증)가 요구될 수 있습니다. 만약 외부 접속이 차단된 경우라면, 원내 정보보호 규정에 따라 사전 승인이 필요할 수 있으므로 부서장이나 전산팀에 문의해야 합니다.
3. 전자결재 시스템 활용 및 결재선 지정
행정 업무의 80%는 전자결재를 통해 이루어집니다. 올바른 기안 작성과 결재선 지정은 업무 속도를 높이는 지름길입니다.
결재 작성 팁:
메인 화면의 '전자결재' 메뉴로 진입하여 '기안 작성'을 선택합니다. 자주 사용하는 양식(휴가원, 일반 품의서, 출장 신청서 등)은 즐겨찾기에 등록해두면 편리합니다. 문서를 작성한 후에는 반드시 '결재선 지정' 버튼을 눌러야 합니다. 조직도를 통해 결재자(팀장, 부서장 등)와 협조자, 참조자를 정확히 지정해야 반려 없이 신속하게 승인될 수 있습니다. 특히 '전결 규정'을 미리 파악하여 최종 결재자가 누구인지 확인하는 것이 중요합니다.
4. 웹메일 사용과 조직도를 이용한 소통
병원 내 업무 협조는 대부분 그룹웨어 메일과 쪽지로 이루어집니다.
조직도 활용:
타 부서 담당자의 내선 번호나 이메일 주소를 모를 때, '조직도' 기능을 활용하면 유용합니다. 이름이나 부서명으로 검색하면 사내 모든 임직원의 연락처와 소속 정보를 확인할 수 있습니다. 여기서 바로 메일 쓰기나 쪽지 보내기 버튼을 눌러 소통할 수 있습니다. 대용량 첨부 파일(영상 자료 등)을 보낼 때는 파일 링크 만료 기간이 있는지 확인해야 합니다.
5. 모바일 그룹웨어 이용 가이드
이동이 많은 의료진이나 회의가 잦은 관리자들을 위해 건국대병원은 모바일 그룹웨어 환경을 지원합니다.
설치 및 활용:
스마트폰 브라우저를 통해 접속하거나 별도의 앱 설치 URL을 통해 설치할 수 있습니다. 모바일 버전에서는 PC 버전의 모든 기능을 담기보다는 알림 확인, 간단한 메일 열람, 결재 승인/반려, 공지사항 확인 등 즉시성이 필요한 기능 위주로 구성되어 있습니다. 푸시 알림 설정을 켜두면 긴급한 공지나 결재 요청을 놓치지 않을 수 있습니다.
6. 필수 설치 프로그램 및 접속 오류 해결
병원 시스템은 보안을 위해 다양한 플러그인과 보안 프로그램 설치를 요구합니다. 접속이 원활하지 않을 때 다음 사항을 점검해 보세요.
주요 해결 방법:
- 통합 설치: 최초 접속 시 뜨는 보안 프로그램(키보드 보안, 웹 구간 암호화 등) 설치 팝업을 차단하지 말고 모두 '허용' 및 '설치'해야 합니다.
- 브라우저 호환성: 일부 구형 메뉴나 증명서 발급 기능은 엣지(Edge) 브라우저의 'IE 모드'에서만 작동할 수 있습니다. 화면이 깨지거나 버튼이 눌리지 않는다면 브라우저 설정을 변경해 보세요.
- 팝업 차단 해제: 결재 창이나 메일 쓰기 창은 팝업 형태로 뜨는 경우가 많으므로, 그룹웨어 주소에 대해 팝업 차단을 해제해야 합니다.
7. 보안 관리 및 비밀번호 변경 규정
환자의 개인정보와 병원의 기밀을 다루는 곳인 만큼 보안 의식은 필수입니다.
보안 수칙:
비밀번호는 주기적으로(보통 3개월 단위) 변경해야 하며, 생년월일이나 연속된 숫자 등 유추하기 쉬운 암호는 사용이 제한됩니다. 또한, 공용 PC에서 로그인했다면 업무 종료 후 반드시 '로그아웃' 버튼을 눌러 세션을 종료해야 합니다. 일정 시간 움직임이 없으면 자동 로그아웃되는 기능이 있으나, 자리를 비울 때는 화면 잠금(Win+L)을 습관화하는 것이 좋습니다.
건국대병원 그룹웨어는 병원 운영의 신경망과 같습니다. 오늘 정리해 드린 7가지 가이드를 통해 시스템을 능숙하게 다루어, 환자를 돌보는 본연의 업무와 행정 처리가 더욱 효율적으로 이루어지기를 바랍니다.
