근로장학기관 포털 시스템 (https://workstudy.kosaf.go.kr)

근로장학기관 포털 시스템, 담당자를 위한 완전 사용 가이드

국가근로장학금·대학생 청소년교육지원장학금 등 각종 근로장학 사업을 운영하는 기관이라면 근로장학기관 포털 시스템(기관·기업 국가근로장학 시스템)을 매일같이 사용하게 됩니다. 하지만 처음 담당이 되면 메뉴 구조와 용어가 낯설고, 어디서 무엇을 해야 하는지 헷갈리기 쉽죠. 이 글에서는 신규 담당자도 바로 실무에 투입할 수 있을 정도로, 근로장학기관 포털의 전반적인 사용법과 실무 팁을 정리했습니다.

목차

1. 근로장학기관 포털 시스템이란?
2. 기관·기업 회원가입 및 권한 신청 절차
3. 로그인 후 기본 화면과 주요 메뉴 구조
4. 장학생 선발·배정 현황 확인과 관리
5. 출근부·업무스케줄·근태 관리 실무
6. 장학금 지급 및 근로장학생 평가 처리
7. 기관 정보 수정, 권한 변경, 담당자 교체 방법
8. 자주 발생하는 오류와 대처 방법
9. 보안·개인정보 보호를 위한 체크리스트
10. 업무 효율을 높이는 실무 활용 팁

 

1. 근로장학기관 포털 시스템이란?

근로장학기관 포털 시스템은 한국장학재단이 운영하는 기업·기관용 전산 시스템으로, 국가근로장학금, 대학생 청소년교육지원장학금 등 각종 근로장학 사업에 참여하는 기관이 장학생을 관리하기 위해 사용하는 통합 포털입니다.

이 포털을 통해 기관 담당자는 다음과 같은 업무를 온라인으로 처리할 수 있습니다.

• 근로기관(근로지) 정보 확인 및 수정
• 장학생 선발·배정 현황 조회
• 업무스케줄 관리 및 근로 시간 조정
• 온라인 출근부 확인·승인 및 예외 입력
• 장학금 지급을 위한 근로시간 확정
• 근로장학생에 대한 평가 입력
• 근로 관련 교육 동영상 시청 여부 확인

즉, “장학생이 실제로 언제, 어디서, 얼마 동안 근로했는지”를 증빙하고 그 결과를 대학·재단에 전산으로 전달하는 창구라고 이해하면 됩니다.

또한 위치기반 출근부, 예외 입력 횟수 관리, 근로장학생 평가 등 부정근로 예방과 공정한 장학금 지급을 위한 기능들이 함께 포함되어 있습니다.

 

2. 기관·기업 회원가입 및 권한 신청 절차

근로장학기관 포털을 사용하려면 먼저 “기관 정보 등록”과 “기관 담당자 계정 생성”이 필요합니다. 대학과 협약을 맺지 않았거나 대학에서 기관 정보를 등록하지 않았다면 사업자번호가 조회되지 않아 신규 가입이 불가능합니다.

① 대학의 기관 정보 등록 여부 확인

• 대학 장학 담당자에게 “근로장학기관 포털 기관정보 등록 여부”를 먼저 확인합니다.
• 대학에서 기관 정보를 입력해야 사업자등록번호로 기관 조회가 가능합니다.

② 기관 관리자(담당자) 회원가입 신청

• 기관·기업 국가근로장학 시스템 메인 화면에서 “기관 관리자 신청” 메뉴로 이동합니다.
• 사업자등록번호, 기관명, 담당자 정보 등을 입력하고 필요 서류를 첨부합니다.
• 대학 또는 한국장학재단에서 승인하면 로그인할 수 있습니다.

③ 공동인증서 등록

• 출근부 처리 등 주요 기능을 위해 담당자 명의의 공동인증서 등록이 필요합니다.
• 로그인 후 “인증서 등록/변경” 메뉴에서 등록해야 전체 기능 사용이 가능합니다.

④ 아이디·비밀번호 분실 시

• 로그인 화면의 찾기 기능 또는 한국장학재단 고객센터(1599-2290)에 문의해 재설정합니다.

기존 담당자의 계정을 재사용하는 것은 보안상 위험하므로 반드시 새 담당자 계정을 생성해야 합니다.

 

3. 로그인 후 기본 화면과 주요 메뉴 구조

로그인 후 표시되는 메인 화면은 크게 다음과 같은 메뉴로 구성됩니다.

① 일반(기본정보·기관 관리)

• 기관 기본정보 조회·수정
• 근로장학기관(근로지) 관리
• 담당자 정보 및 권한 관리

② 장학 > 국가근로장학금

• 선발관리: 장학생 선발현황, 배정 정보 조회
• 지급관리: 출근부, 업무스케줄 관리, 장학생 평가 처리

③ 기타 장학사업

• 대학생 청소년교육지원장학금 등 사업 유형별 별도 메뉴가 제공될 수 있음

④ 교육동영상

• 기관 담당자 교육 영상 시청
• 이수 여부 확인

⑤ 통계·조회

• 근로시간·평가·지급현황 등 데이터 조회

실무에서는 “장학 > 국가근로장학금 > 지급관리” 메뉴의 사용 빈도가 가장 높습니다.

 

4. 장학생 선발·배정 현황 확인과 관리

대학에서 배정한 장학생 정보를 기관은 “선발현황” 메뉴에서 확인합니다.

① 장학생 선발현황 확인

• 연도, 학기, 사업유형, 근로지 등으로 검색
• 근로 배정기간, 배정시간 확인 가능

② 위치기반 동의 여부 확인

• 학생의 위치기반 동의 여부 확인
• 미동의 시 출근부 입력 제한 가능

③ 예외입력 가능 횟수 확인

• 학생별 잔여 예외입력 횟수 확인 가능
• 예외입력은 제한적이므로 관리 필요

④ 장학생 변경·해지

• 장학생 중도 포기·휴학 등 발생 시 대학에 변경 요청

 

5. 출근부·업무스케줄·근태 관리 실무

출근부 관리 업무는 담당자의 핵심 업무입니다.

① 업무스케줄 관리

• 학생이 등록한 근로 스케줄을 확인·승인
• 최종 저장된 스케줄만 반영됨

② 출근부 확인 및 대학 제출

• 일자별 출근·퇴근 시간 확인
• 근로 내용, 식사시간 등 검증
• 월별 출근부를 대학 제출해야 장학금 지급 가능

③ 위치기반 출근부 확인

• 근로지 반경 외 기록 시 사유 확인 필수

④ 예외입력 및 수정

1) 학생이 출근을 입력하지 못한 경우

• 대학에 예외입력 가능 여부 확인
• 사유 기록 후 실제 근로시간 입력

2) 퇴근 누락

• 실제 퇴근시간 확인 후 기관 인정 종료시간 입력

3) 학생 입력 오류

• 실제 시간 확인 후 기관 인정시간으로 수정

4) 모바일 변경요청

• 변경요청 사유 확인 후 승인·수정

출근부는 부정근로 예방을 위해 매우 중요하며, 허위 입력 시 기관·학생 모두 제재를 받을 수 있습니다.

 

6. 장학금 지급 및 근로장학생 평가 처리

① 장학금 지급을 위한 근로시간 확정

• 월별 출근부 대학 제출 후 지급 절차 진행
• 사업별 최대 근로시간 준수 여부 확인

② 근로장학생 평가

• 평가 기간 내 입력해야 함
• 성실도, 근무 태도, 업무 이해도 등 평가 항목 존재
• 특정 근로시간 이상 시 1차·2차 평가 필요할 수 있음

평가 결과는 향후 선발 참고자료로 활용될 수 있으므로 성실하게 입력하는 것이 중요합니다.

 

7. 기관 정보 수정, 권한 변경, 담당자 교체 방법

① 기관 기본정보 수정

• 주소, 전화번호, 대표자명 등은 포털에서 직접 수정 가능

② 사업자등록번호 변경

• 새로운 기관으로 재등록이 필요한 경우가 많음
• 대학 장학 담당자와 반드시 협의

③ 근로지 권한 변경

• 근로지별로 담당자를 지정해 관리 가능

④ 기존 담당자 퇴사 시

• 반드시 신규 담당자 계정을 생성
• 기존 계정 비활성화 필요

 

8. 자주 발생하는 오류와 대처 방법

① 사업자번호 미조회

• 대학에서 기관정보 미등록 가능성 높음

② 아이디·비밀번호 분실

• 찾기 기능 또는 고객센터 문의

③ 관리자 부재

• 기존 관리자 없을 경우 대학·재단을 통한 담당자 교체 필요

④ 장학금 지급 지연

• 대학 승인 과정 확인 필요

⑤ 시스템 오류

• 캡처·시간·브라우저 정보 정리 후 문의

 

9. 보안·개인정보 보호를 위한 체크리스트

• 개인 계정·인증서 사용
• 비밀번호 주기적 변경
• 공용 PC 사용 시 반드시 로그아웃
• 학생정보 포함 자료 안전 보관
• 부정근로 의심 즉시 대학·재단에 신고

 

10. 업무 효율을 높이는 실무 활용 팁

• 출근부는 월말이 아닌 주 단위로 확인
• 사업별 담당자 분리 운영
• 학생에게 출근 즉시 입력 원칙 안내
• 평가용 메모 수시 기록
• 공지·지침 정기 확인

처음에는 복잡해 보일 수 있지만, 기본 흐름만 익히면 실무 운영은 어렵지 않습니다. 기관 내부에 체크리스트를 함께 준비하면 담당자 교체가 있어도 안정적인 운영이 가능합니다.

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