문화관광해설사 업무시스템 (https://www.kctg.or.kr)

문화관광해설사 업무시스템: 배정·출근·해설일지·평가·교육까지 한 번에 끝내는 실무 가이드

목차

1. 시스템 개요와 첫 화면 구조(대시보드 이해)
2. 계정 발급·권한(해설사/관리자/센터담당) 설정
3. 캘린더 배정: 예약 접수→해설사 매칭→확정 통보
4. 출퇴근·근무지 기록: 위치/QR·모바일 체크인
5. 해설일지 작성: 코스·수용인원·만족도·특이사항
6. 만족도/후기 수집: 설문 탬플릿과 현장 QR 운영
7. 성과·수당 정산: 단가표·가산항목·증빙 처리
8. 교육·자격관리: 의무교육, 보수교육, 활동시간 이수
9. 콘텐츠·스크립트 관리: 장소별 스토리 카드·저작권
10. 안전·민원 대응: 위험 체크리스트와 표준 안내문
11. 데이터 리포트: 이용통계·해설 품질지수·재방문율
12. 시설/코스 변경·휴무·대체 배정 운영 절차
13. 개인정보·저작권·사진/영상 촬영 동의 관리
14. 모바일 사용 팁: 오프라인 모드·이미지 압축·음성메모
15. 자주 발생하는 오류와 해결(인증·팝업·업로드·인쇄)
16. 월·분기 운영 루틴과 체크리스트(센터/해설사)
17. 요약: ‘배정→현장→일지→정산→평가’ 8단계 로드맵

1. 시스템 개요와 첫 화면 구조(대시보드 이해)

업무시스템은 해설 배정·현장 운영·일지·정산·교육·평가를 통합 관리합니다. 로그인 후 대시보드는 보통 ① 오늘 일정 ② 미확정 신청 ③ 해설일지 임시저장 ④ 공지/교육 일정 ⑤ 민원/사고 보고 알림 위젯으로 구성됩니다. 왼쪽 메뉴는 배정·출근·일지·정산·교육·콘텐츠·리포트·설정 순으로 배치되어 ‘알림→해당 모듈’로 바로 이동하면 동선이 짧습니다.

2. 계정 발급·권한(해설사/관리자/센터담당) 설정

계정 유형은 해설사·센터담당·지자체관리자로 구분됩니다. 해설사는 본인 일정·일지·정산 조회 권한, 센터담당은 배정/정산 승인 권한, 관리자는 지표/정책 설정 권한을 가집니다. 신규 해설사 등록 시 프로필(전문 언어·테마·경력·활동 가능 요일/시간/권역)을 정확히 입력해야 매칭 품질이 높아집니다. 퇴직·휴면 시 즉시 비활성화하고, 분기 1회 권한 점검이 안전합니다.

3. 캘린더 배정: 예약 접수→해설사 매칭→확정 통보

예약 유형(개인/단체/학교/외국어)을 확인한 뒤, 권역·언어·테마·가용시간 필터로 후보를 자동 추천합니다. 시스템은 이중 배정을 방지하는 충돌 검사를 제공하며, 대체 인력 풀을 별도 태그(예: 평일 AM, 주말 PM)로 구성하면 긴급 공백에 대응이 쉽습니다. 확정 통보는 앱 알림과 문자로 동시 발송, 집결 위치·비상연락망·우천시 대체 코스까지 포함해 혼선을 줄입니다.

4. 출퇴근·근무지 기록: 위치/QR·모바일 체크인

현장 도착 후 앱에서 GPS 기반 출근 또는 안내판의 QR 스캔으로 체크인합니다. 네트워크 불안정 시 오프라인 임시 저장 후 신호가 회복되면 자동 동기화됩니다. 체크아웃은 투어 종료 후 10~15분 내에 수행하고, 중간 이동이 많은 코스는 구간별 체크(지점 A→B→C)를 활성화하면 운영 데이터가 정밀해집니다.

5. 해설일지 작성: 코스·수용인원·만족도·특이사항

일지에는 기본적으로 ① 코스/구간 ② 참가 인원(내국/외국, 장애 동반 여부) ③ 소요 시간 ④ 날씨 ⑤ 사고·민원 ⑥ 개선 의견을 기록합니다. 사진 2~3장(출발/하이라이트/마무리), 키워드 태그(예: 야간, 가족, 휠체어 접근)를 넣으면 검색성과 리포팅이 좋아집니다. 반복 코스는 템플릿으로 저장해 70% 자동완성, 현장 차이만 수정하면 작성 시간이 줄어듭니다.

6. 만족도/후기 수집: 설문 탬플릿과 현장 QR 운영

종료 5분 전, 설문 QR을 제공해 3문항(전반 만족/해설 이해도/재참여 의향)으로 간단히 수집합니다. 외국어 투어는 다국어 템플릿을 미리 배정하고, 저연령·고령층은 스티커형 간이 설문으로 대체할 수 있습니다. 부정 피드백은 자동으로 후속 조치 태스크를 생성해 담당자에게 배정됩니다(예: 안내표지 개선, 소음 구간 대체).

7. 성과·수당 정산: 단가표·가산항목·증빙 처리

정산은 기본 단가 × 투어 횟수/시간에 가산항목(야간·악천후·장거리 이동·외국어)을 더해 산정합니다. 교통/주차/소모품은 영수증 사진 업로드→센터 승인→월말 일괄 지급 순으로 처리합니다. 해설사는 ‘정산 현황’에서 예상 금액·지급예정일·반려 사유를 확인하고 즉시 보완할 수 있습니다. 계좌·세금정보 변경은 결제 주기 3일 전까지 등록해야 차질이 없습니다.

8. 교육·자격관리: 의무교육, 보수교육, 활동시간 이수

연 1회 의무교육(안전, 성인지, 서비스)과 보수교육(테마별 심화)을 통합 관리합니다. 이수현황은 대시보드 위젯으로 표시되고, 미이수자는 자동 알림이 발송됩니다. 신규 코스 오픈 전에는 사전 답사와 스크립트 검토를 완료해야 배정이 가능합니다. 외국어 해설사는 레벨 테스트(회화/용어) 결과를 자격 탭에 보관합니다.

9. 콘텐츠·스크립트 관리: 장소별 스토리 카드·저작권

코스마다 스토리 카드(핵심 문장 5~7개, 참고 연표, 발화 시간 가이드)를 등록합니다. 사진·도면·지도는 출처/저작권 상태를 명시하고, 2차 배포 금지 자료는 워터마크를 사용하세요. 계절/행사 성격에 따라 테마 버전(벚꽃/야간/가족)을 분리하면 현장 적용이 쉽습니다. 현지 상인·주민 인터뷰는 동의서와 함께 원본 파일을 보관하여 분쟁을 예방합니다.

10. 안전·민원 대응: 위험 체크리스트와 표준 안내문

출발 전 안전 브리핑(보행 동선, 계단/경사, 화장실, 비상시 합류 지점)을 1분 내로 진행합니다. 고온/한파/우천시 대체 코스를 사전 정의하고, 휠체어·유아동 동반 시 장애물 구간을 회피하세요. 민원은 ‘접수→분류(불친절/소음/동선/편의시설)→조치→회신’ 단계로 처리하고, 재발 방지 체크리스트에 반영합니다. 경미한 사고도 ‘사고기록 카드’로 남겨 통계화해야 합니다.

11. 데이터 리포트: 이용통계·해설 품질지수·재방문율

리포트는 ① 투어 수/참가자 수 ② 외국어 비중 ③ 만족도 평균 ④ ‘추천 의향’ 비율 ⑤ 민원율 ⑥ 재방문율로 구성합니다. 해설사 개인 리포트에는 강점 키워드(발화 명료, 시간 준수, 상호작용)와 개선 항목(속도 조절, 포토스팟 안내)을 제시해 코칭에 활용합니다. 월간/분기 보고서는 PDF/엑셀로 저장하고, 다음 시즌 배정·교육 계획과 연결하세요.

12. 시설/코스 변경·휴무·대체 배정 운영 절차

시설 공사·행사로 코스가 변경되면 공지→기예약자 통지→대체 코스 배정→콘텐츠 업데이트 순으로 처리합니다. 해설사 개인 휴무는 최소 D-7까지 등록, 병가/긴급 상황은 대체 풀에서 자동 호출합니다. 연속 지각·결번은 경고→배정 제한→해촉 순으로 운영정책을 명시해 공정성을 확보합니다.

13. 개인정보·저작권·사진/영상 촬영 동의 관리

예약 시 수집한 개인정보는 목적 외 사용 금지, 보존기간 도래 시 즉시 파기합니다. 단체 촬영은 현장 안내판 고지와 동의 확인 후 진행하며, 미동의자는 프레임에서 제외합니다. 아동·청소년은 보호자 동의가 원칙입니다. 해설사 음성·영상 교육자료 제작 시 사전 동의를 받고, 공개 범위를 제한하세요.

14. 모바일 사용 팁: 오프라인 모드·이미지 압축·음성메모

산지/구도심 지하 등 통신 취약 지역을 대비해 오프라인 모드를 켭니다. 사진은 1600px 내외로 자동 압축, 일지에는 음성 메모를 활용해 현장 키워드를 빠르게 기록합니다. 야간/우천 촬영은 흔들림 방지(ISO 자동, 노출 고정) 팁을 숙지하면 증빙 품질이 올라갑니다. 배터리는 70% 이상, 보조 배터리·우의·손전등을 필수 준비물로 지정하세요.

15. 자주 발생하는 오류와 해결(인증·팝업·업로드·인쇄)

· 로그인 반복: 캐시/쿠키 삭제, 시간 동기화, 다른 브라우저 시도
· 팝업 미표시: 사이트 팝업 허용, 광고 차단 확장 OFF
· 파일 업로드 실패: 파일명 특수문자 제거, 5~10MB 이하, JPG/PDF 권장
· 인쇄 깨짐: 미리보기에서 배경 그래픽 ON, 여백 최소, PDF 저장 후 인쇄
· 위치 인증 실패: GPS 고정 대기 10초, 고정 정확도 ‘높음’, 실내→실외 이동 후 재시도

반복 이슈는 오류 화면 캡처·발생 시각·기기/OS 버전을 기록해 문의하면 처리 속도가 빨라집니다. 일지 마감 임박 시에는 텍스트만 우선 저장 후 사진을 추가 업로드하세요.

16. 월·분기 운영 루틴과 체크리스트(센터/해설사)

센터담당 월간: 예약 피크 예측→대체 인력 풀 점검→민원/사고 분석→콘텐츠 업데이트→정산 확정
센터담당 분기: 교육 운영(신규/심화)→만족도 리포트 공유→우수 해설사 포상·멘토링 매칭
해설사 월간: 일지 누락 0건→정산 증빙 등록→스크립트 개정 반영→안전 브리핑 점검
해설사 분기: 보수교육 이수→개인 리포트 리뷰→코칭 목표 1개 설정(발화/동선/상호작용)

체크리스트: □ 배정 충돌 0건 □ 일지 제출 100% □ 민원 응답 48시간 이내 □ 교육 이수 100% □ 정산 마감 D-2 완료

17. 요약: ‘배정→현장→일지→정산→평가’ 8단계 로드맵

① 예약 접수·자동 매칭 → ② 출근 체크·안전 브리핑 → ③ 해설 진행·현장 사진/메모 → ④ 종료 설문·후기 수집 → ⑤ 해설일지 제출 → ⑥ 증빙 업로드·정산 확정 → ⑦ 만족도·민원 리포트 → ⑧ 교육/콘텐츠 개선. 이 흐름을 고정하면 서비스 품질과 운영 효율이 동시에 올라갑니다.

마무리

문화관광해설사 업무시스템은 해설 품질을 표준화하고 현장 변수를 체계적으로 흡수하는 운영 도구입니다. 대시보드 알림 중심으로 우선순위를 잡고, 템플릿·QR 설문·오프라인 모드를 적극 활용하세요. 오늘 바로 코스 템플릿과 설문 QR을 세팅하고, 다음 주 배정표에 대체 인력 풀을 연결하면 현장 안정성이 한층 높아집니다.

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