서울시 교육청 웹메일 SEN메일 (https://mail.sen.go.kr)

서울시 교육청 웹메일 SEN메일: 계정·보안·협업·아카이브까지 1번에 끝내는 사용 가이드

목차

1. 서비스 개요와 첫 화면 구조
2. 계정 발급·초기 비밀번호 변경·2단계 인증
3. 로그인 오류 진단(인증서·간편인증·팝업)
4. 메일 작성: 서명·템플릿·보안옵션(기밀/지연전송)
5. 수신함 정리: 라벨/폴더·필터·규칙 자동화
6. 주소록·조직도: 학교/부서/개인 그룹 관리
7. 대용량·대량 발송 가이드와 반송 대응
8. 일정·업무 시스템 연계(예약 메일·알림)
9. 문서 보안: 암호화·바코드·열람기한 설정
10. 검색 고급기능: 연도·첨부·발신자·크기
11. 보관·백업·아카이브 정책(교원 인사 이동 포함)
12. 모바일·원격 근무: 보안 설정과 푸시 알림
13. 스팸·피싱 차단과 신고 루틴
14. 접근성·편의 기능(큰 글씨·읽어주기·키보드)
15. 자주 묻는 질문(FAQ)과 해결 체크리스트
16. 월간 점검 루틴과 감사 대비 자료 묶음
17. 요약: ‘로그인→작성→정리→보안→아카이브’ 8단계

1) 서비스 개요와 첫 화면 구조

SEN메일은 서울시 교육청 산하 학교·직속기관 구성원이 사용하는 웹메일입니다. 로그인 후 첫 화면은 보통 ‘새 메일’, ‘받은메일함·보낸메일함·임시보관함’, ‘일정 위젯’, ‘공지/점검 안내’로 구성됩니다. 좌측 트리에서 폴더를, 우상단에서 검색과 환경설정을 이용합니다. 메일 목록은 ‘대화 보기’와 ‘개별 보기’를 전환할 수 있으며, 대용량 첨부/보안메일 상태가 아이콘으로 표시됩니다.

2) 계정 발급·초기 비밀번호 변경·2단계 인증

신규 발급은 인사시스템 연동으로 이루어지며, 첫 접속 시 비밀번호 변경이 요구됩니다. 강력한 조합(대/소문자+숫자+특수문자, 12자 이상)을 사용하고, 2단계 인증(모바일 OTP 또는 간편인증)을 활성화하세요. 외부PC 접속은 보안정책에 따라 제한될 수 있으므로, 사전 등록 기기에서 접속하는 것이 안전합니다.

팁: 분기 1회 비밀번호 변경, 보안질문 설정, 마지막 로그인 기록 확인을 습관화하면 계정 탈취를 예방합니다.

3) 로그인 오류 진단(인증서·간편인증·팝업)

· 인증창이 뜨지 않음 → 팝업 차단 해제, 새 창 허용, 광고 차단 확장 임시 중지.
· 인증서 목록이 비어 있음 → 인증서 유효기간 점검, 저장 위치 확인, 다른 브라우저 재시도.
· 비밀번호 정확해도 실패 → 대문자 잠금/한/영 전환 확인, 캡스락 해제, 시크릿 창 로그인.
· 무한 로딩 → 캐시/쿠키 삭제, 네트워크 교체(유선/테더링), 보안프로그램 업데이트.

반복 오류는 오류 화면 캡처·시간·브라우저/OS 정보를 메모해 문의하면 해결이 빠릅니다.

4) 메일 작성: 서명·템플릿·보안옵션(기밀/지연전송)

‘새 메일’에서 발신 프로필(학교/부서, 직함)을 선택하고, 서명(이름/직책/연락처)을 기본값으로 저장하세요. 반복 발송 문구는 템플릿으로 등록하면 클릭 한 번에 불러올 수 있습니다. 보안메일은 본문·첨부를 암호화하고 열람기한/전달 금지/다운로드 제한을 설정합니다. 지연전송(예: 2분)은 오타·첨부 누락 시 ‘전송 취소’가 가능해 실수를 줄입니다.

대상자가 외부기관일 경우, 파일은 암호(PDF/ZIP)로 보호하고 본문과 비밀번호는 별도 채널로 전달하세요.

5) 수신함 정리: 라벨/폴더·필터·규칙 자동화

프로젝트·학년·업무유형(공문/회의/민원/급여)별로 폴더를 만들고, 필터 규칙(발신자, 제목 키워드, 도메인, 첨부 형식)을 설정해 자동 분류하세요. 중요 메일은 별표★ 표시, 추후 처리할 메일은 스누즈(다시 알림)로 특정 시간에 재표시되게 합니다. ‘읽지 않음’만 보기, ‘크기순’ 정렬, ‘첨부 있음’ 필터를 조합하면 공간 정리와 백업 대상 선별이 빨라집니다.

6) 주소록·조직도: 학교/부서/개인 그룹 관리

조직도에서 부서·학교 단위 주소를 조회하고, 자주 보내는 수신자는 개인 주소록 그룹으로 묶으세요(예: 3학년부, 과학과, 행정실). 신규 교직원은 직위/담당/연락처를 함께 저장해 헷갈림을 줄입니다. 외부 협력기관은 ‘외부’ 태그로 구분해 보안메일 기본 적용을 권장합니다.

대량 발송 시에는 ‘숨은참조(Bcc)’를 활용해 개인정보 노출을 방지하세요.

7) 대용량·대량 발송 가이드와 반송 대응

첨부 용량이 크면 대용량 전송을 사용하거나 클라우드 링크(내부용)를 활용합니다. 대량 발송은 서버 부하·스팸 점수에 주의해 분할 전송(예: 200명 단위)·지연 발송을 조합하세요. 반송 메일은 사유코드(사서함 없음, 용량 초과, 스팸 차단)를 확인하고 수신처 주소/보안설정/용량을 교정한 뒤 재전송합니다.

학부모 다수 안내는 메신저·문자 발송 시스템과 병행해 채널별 실패를 보완하세요.

8) 일정·업무 시스템 연계(예약 메일·알림)

회의 공지·교육 연수는 예약 메일로 근무 시간대에 도착하게 하세요. 수신자가 확인하면 ‘읽음 확인’으로 응답 현황을 파악할 수 있습니다. 일정 초대는 캘린더와 연결하여 참석/불참 여부를 자동 취합하고, 마감 알림을 반복 설정하면 제출 누락을 줄입니다.

업무시스템(전자문서, 연수, 자산) 알림 메일은 별도 폴더로 라우팅해 ‘오늘 처리’ 목록을 유지하세요.

9) 문서 보안: 암호화·바코드·열람기한 설정

개인정보(학생·학부모 정보, 성적, 건강)를 포함한 첨부는 암호화가 기본입니다. 문서 하단 바코드/문서번호를 표시하고, 외부 전송 시 열람기한과 다운로드 차단을 적용하세요. 민감 자료는 전달·인쇄·답장 제한 옵션을 사용하고, 잘못 보낸 메일은 즉시 ‘전송 취소’와 수신자 연락으로 2중 조치를 취합니다.

개인 메일로의 자동 전달은 원칙적으로 금지하거나 최소화하세요(감사·감사로그 대응 차원).

10) 검색 고급기능: 연도·첨부·발신자·크기

검색창에서 연산자를 활용하면 정확도가 높아집니다. 예) from:이름, subject:공문, has:attachment, size:>5M, older_than:1y, newer_than:7d. 프로젝트별로 검색을 저장(스마트 폴더)하면 반복 업무가 빨라집니다. 결과는 ‘대화모드’에서 스레드 단위로 검토하면 누락 없이 맥락을 파악할 수 있습니다.

11) 보관·백업·아카이브 정책(교원 인사 이동 포함)

보낸/받은 메일 중 보존 가치가 있는 문서는 아카이브로 이동하고, 연말에는 연도/부서 폴더로 정리합니다. 첨부 파일은 학교 공용 드라이브에 연동 백업하고, 파일명 규칙(문서종류_날짜_부서)을 통일하세요. 전보·퇴직 시에는 인수인계 리스트(중요 스레드 링크, 폴더 구조, 공용 계정 접근)를 정리해 다음 담당자가 즉시 업무를 이어받게 합니다.

개인 계정으로의 대량 이관은 금지되며, 보존 기간·파기 정책을 준수하세요.

12) 모바일·원격 근무: 보안 설정과 푸시 알림

모바일 앱/웹에서는 푸시 알림, 빠른 답장, 첨부 미리보기가 유용합니다. 화면 잠금, 생체인증, 앱 잠금, 분실 시 원격 로그아웃을 활성화하세요. 공용 와이파이 사용 시 VPN 또는 보안 접속을 권장하며, 대용량 업로드는 안정적인 네트워크에서만 수행합니다.

모바일에서 임시 저장 후 PC에서 최종 편집/전송하는 ‘2단 분업’이 안전합니다.

13) 스팸·피싱 차단과 신고 루틴

의심 신호: 발신 도메인 변조, 비정상 문법, 긴급 송금 요청, 암호/인증 요구, 압축 파일·매크로 문서. 의심 메일은 링크 클릭·첨부 실행을 금지하고, 스팸 신고/관리자 신고로 격리하세요. 피싱 사이트에 정보를 입력했다면 즉시 비밀번호 변경·2단계 인증 재등록·보안팀 통보·로그 확인을 진행합니다.

대상자 다수에게 도착한 피싱은 공지로 공유해 2차 피해를 막습니다.

14) 접근성·편의 기능(큰 글씨·읽어주기·키보드)

글자 크기 확대(120~140%), 고대비 테마, 줄 간격 확대를 적용하면 가독성이 좋아집니다. 키보드 단축키(새 메일 N, 검색 /, 답장 R, 전체답장 A, 전달 F, 보내기 Ctrl/⌘+Enter)를 익히면 생산성이 올라갑니다. 화면 읽기 프로그램 사용자는 기본 HTML 편집으로 작성하면 호환성이 좋습니다.

15) 자주 묻는 질문(FAQ)과 해결 체크리스트

Q1. 첨부 누락을 줄이는 방법? 전송 전 ‘첨부 키워드 감지’ 옵션을 켜고, 지연전송 2분을 기본으로 설정하세요.
Q2. 외부 수신자가 보안메일을 못 열어요. 열람 가이드를 함께 전송하고, 필요 시 비밀번호 전달 채널을 바꾸어 재발송하세요.
Q3. 메일이 사라졌어요. 휴지통/스팸/기타 폴더·필터 규칙을 확인하고, 검색 연산자로 전체 범위를 찾으세요.
Q4. 자동 서명이 두 번 들어가요. 계정 프로필별 서명 중복 적용을 해제하고 기본값을 1개로 통일하세요.

체크리스트: □ 팝업 허용 □ 인증 최신 □ 서명/템플릿 점검 □ 필터 규칙 테스트 □ 아카이브 실행 □ 모바일 잠금

16) 월간 점검 루틴과 감사 대비 자료 묶음

월초: 보안 알림·권한 점검, 스팸 규칙 업데이트.
중순: 폴더별 저장용량 확인, 대용량 첨부 정리, 보존대상 스레드 아카이브.
월말: 중요 공문/계약 관련 메일 PDF 저장, 인수인계 목록 갱신, 모바일 기기 목록 재확인.

감사 대비 묶음: 공지 메일, 대외 발송 내역, 반송·재발송 기록, 보안메일 로그, 아카이브 인덱스.

17) 요약: ‘로그인→작성→정리→보안→아카이브’ 8단계

① 안전한 로그인/2단계 인증 → ② 서명·템플릿 세팅 → ③ 규칙으로 자동 분류 → ④ 보안메일·암호화 적용 → ⑤ 대용량/대량 발송은 분할·지연 → ⑥ 고급검색으로 기록 추적 → ⑦ 아카이브·백업 → ⑧ 월간 점검과 권한 리뷰. 이 루틴만 지켜도 업무 속도와 보안 수준이 동시에 올라갑니다.

마무리

SEN메일은 교육현장의 커뮤니케이션과 기록 보존을 책임지는 핵심 도구입니다. 계정·보안·템플릿·규칙·아카이브를 먼저 정비하고, 모바일과 PC를 역할 분담하면 정확하고 빠른 업무 흐름을 만들 수 있습니다. 오늘 바로 서명/필터/지연전송을 세팅하고, 지난달 중요 메일을 아카이브로 정리해 보세요. 내일부터 메일 업무가 훨씬 가벼워집니다.

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