소득자별 근로소득 원천징수부 발급 신청 방법 총정리

소득자별 근로소득 원천징수부 발급·신청 방법 총정리

근로소득 원천징수부는 원천징수의무자(회사·사업자)가 근로자별 급여·공제·세액을 월별로 기록·관리하는 핵심 세무서류입니다. 용어가 비슷한 ‘원천징수영수증(연말정산결과표)’과 혼동하기 쉽고, 발급 주체도 소득자 유형에 따라 달라져 실무에서 자주 막히곤 합니다. 이 글에서는 소득자 유형별(정규직·일용직·퇴직자·외국인근로자·겸업자 등)로 발급/요청 경로를 정리하고, 홈택스(사업자), 사내 ERP, 수기 작성 시 주의사항까지 한 번에 정리했습니다.

목차

1. 근로소득 원천징수부 개념과 다른 서류와의 차이
2. 발급(작성) 권한과 책임: 누가 만들고 누가 받을 수 있나
3. 사업자(회사) 발급 절차: 홈택스·사내 ERP·수기 작성
4. 소득자 유형별 요청 가이드(정규직·일용직·퇴사자·외국인·겸업자)
5. 월별 기재 항목 및 작성 체크리스트(오입력 방지)
6. 증빙 제출처별 요구 양식 대응(은행·관공서·학교·이민 등)
7. 자주 묻는 질문(주민번호 마스킹, 연도/귀속월, 중복근무, 분리과세)
8. 오류/누락 발생 시 해결 절차(정정, 재발급, 자료대사)
9. 보관기간·개인정보 보호·내부통제 팁
10. 최종 체크리스트 & 요약

1. 근로소득 원천징수부 개념과 다른 서류와의 차이

근로소득 원천징수부는 근로자별로 매월 지급한 총급여, 비과세, 공제항목(국민·건강·고용보험, 연금, 기부금 등), 산출세액·공제세액·결정세액, 기납부세액 등을 누적 관리하는 ‘장부’입니다.

• 원천징수부 vs 원천징수영수증: 영수증은 1년(또는 퇴사 시점) 정산 결과표(합계표)이고, 원천징수부는 월별 세부기록입니다.
• 원천징수부 vs 지급명세서: 지급명세서는 세무서 제출용 보고자료이며, 원천징수부는 내부 관리장부(필요 시 제출/교부).
• 원천징수부 vs 급여명세서: 급여명세서는 근로자 교부용 월별 통지서, 원천징수부는 세목 중심의 세무 장부.

요청처에서 ‘원천징수부’를 요구하더라도 실제로는 ‘영수증’이나 ‘급여명세서’로 갈음 가능한 사례가 있으므로, 제출처 요구 항목을 먼저 확인하는 것이 안전합니다.

2. 발급(작성) 권한과 책임: 누가 만들고 누가 받을 수 있나

원천징수부는 원천징수의무자(사업자·회사)가 작성·보관하며, 근로자(소득자)는 요청 시 교부를 받을 수 있습니다.

• 작성 주체: 대표자(개인·법인) 또는 세무대리인을 통한 작성/출력
• 근로자의 접근: 근로자는 홈택스에서 직접 ‘원천징수부’를 출력하지 못하는 경우가 일반적이며, 회사에 요청하거나 대체서류(원천징수영수증, 급여명세서 모음)를 제출합니다.
• 퇴사자: 전 근무지에 요청. 장기간 경과 시 세무대리인/인사총무 부서로 경로를 좁혀 요청합니다.

원천징수부는 민감한 개인정보와 세부 급여내역을 포함하므로, 마스킹 처리(주민등록번호, 계좌 등) 후 교부하는 것이 일반적입니다.

3. 사업자(회사) 발급 절차: 홈택스·사내 ERP·수기 작성

① 홈택스(사업자용) 출력 개요

1. 사업자 공인인증/간편인증으로 로그인
2. 근로소득 원천징수 관련 메뉴(급여/원천징수·지급명세 관리) 이동
3. 과세기간(귀속연도), 대상 근로자 선택
4. 월별 집계 확인(총급여·비과세·공제·세액)
5. 출력/저장(PDF) 및 개인정보 마스킹 적용

② 사내 ERP/급여프로그램

• 사원정보(인적·가족·공제항목) 최신화 → 급여마감 → 원천징수부(월별) 리포트 출력
• 연말정산 반영분(의료비, 교육비, 보험료, 기부금 등) 정산 후 재집계 필수

③ 수기 작성(간이 양식)

• 기본항목: 성명/주민등록번호(마스킹), 주소, 입·퇴사일, 부양가족 수
• 월별: 총급여, 비과세, 근로소득공제, 국민/건강/고용/연금, 소득세·지방소득세, 기납부세액
• 연간 합계 및 차감 납부세액

출력 전 지급명세서·급여대장·4대보험 자료와 대사해 수치 불일치(대표적으로 비과세·보험료) 여부를 점검합니다.

4. 소득자 유형별 요청 가이드(정규직·일용직·퇴사자·외국인·겸업자)

정규직(상용근로자)

• 요청처: 인사총무/재무, 세무대리인
• 추천 대체서류: 최근 3~12개월 급여명세서 일괄 + 연말 원천징수영수증

일용근로자

• 월별 고용일수·일당·비과세 식대/교통비 구분이 핵심
• 요청 시 일용 근로내역 확인서 또는 지급대장 사본을 함께 준비하면 심사기관 대응이 수월

퇴사자

• 전 근무지에 이메일/서면으로 요청(성명, 생년월일, 재직기간, 용도, 수령방식 명시)
• 퇴사정산 반영본으로 재발급 필요 여부 확인

외국인 근로자

• 과세특례(예: 단일세율 선택) 적용 여부를 원천징수부에 반영
• 영문 병기본 또는 번역공증본 요청 가능성 대비

겸업자(근로·사업소득 병행, 다중 근무지)

• 근무지별 원천징수부는 각 회사별로 별도 발급
• 연말정산 시 주·종 근무지 합산 반영 여부 확인(종전근무지 자료 수령 필수)

5. 월별 기재 항목 및 작성 체크리스트(오입력 방지)

핵심 기재 항목

• 인적: 성명, 주민등록번호(마스킹), 주소, 입·퇴사일, 외국인 여부
• 급여: 총급여, 상여, 수당, 성과급, 퇴직 전 마지막 급여
• 비과세: 식대, 육아수당, 자가운전보조금, 복리후생비 중 비과세분
• 사대보험: 국민연금, 건강보험(장기요양 포함), 고용보험
• 세액: 산출세액, 근로소득세액공제, 결정세액, 지방소득세, 기납부세액

체크리스트

1. 비과세 한도 초과분을 과세로 전환했는가?
2. 무급월·중도입퇴사월의 일할 반영이 정확한가?
3. 연말정산 반영 후(의료비·교육비·보험료·기부금) 재집계했는가?
4. 사대보험 고지대장·납부서와 징수부 수치가 일치하는가?
5. 주민번호·계좌 등 민감정보는 마스킹했는가?

6. 증빙 제출처별 요구 양식 대응(은행·관공서·학교·이민 등)

금융기관(대출·신용): 최근 3~12개월 급여흐름을 중시 → 월별 원천징수부 + 급여명세서 세트가 설득력 높음.

관공서·공공지원: 표준화된 원천징수영수증 선호. 원천징수부는 보조자료로 제출.

학교·장학금·기숙사: 가구소득 증빙 시 근로소득 중심이면 영수증 + 최근 급여명세서로 충분한 경우 다수.

출입국·이민: 영문본·번역공증 요구 가능 → 기업 영문템플릿 또는 번역본 별도 준비.

요구 항목(월별 세부/연간 합계/기관 직인)을 사전에 정확히 확인해 불필요한 재발급을 줄입니다.

7. 자주 묻는 질문(FAQ)

• Q. 근로자가 홈택스에서 직접 발급 가능한가?
  일반적으로 회사만 원천징수부 출력이 가능하며, 근로자는 원천징수영수증/급여명세서를 활용합니다.
• Q. 주민등록번호는 반드시 전자리 표기해야 하나?
  대부분 제출처는 마스킹(부분표기) 허용. 원본 요구 시 내부 보안절차에 따라 별도 제출.
• Q. 다중 근무지는 어떻게 제출?
  근무지별 원천징수부를 각각 제출하거나, 연말정산 합산 결과가 담긴 영수증을 함께 제출.
• Q. 일용근로자도 원천징수부가 있나?
  있습니다. 다만 양식/기재가 상용과 달라 일수·일당·비과세 구분이 중요.
• Q. 전산오류로 금액이 다르면?
  급여대장·지급명세서·4대보험 자료와 대사 후 정정 발급 진행.

8. 오류/누락 발생 시 해결 절차(정정, 재발급, 자료대사)

1. 원인 파악: 비과세 한도, 중도입퇴사 정산, 상여/성과급 귀속월, 급여마감 누락 확인
2. 자료 대사: 급여대장 ↔ 원천징수부 ↔ 지급명세서 ↔ 4대보험 고지내역
3. 정정 반영: ERP 재집계 또는 홈택스 정정 제출(필요 시)
4. 재발급: 정정 이력 메모, 발급일자·담당자 기재, 이전본 회수·폐기 규정 준수

제출처에 정정 사유와 변경 항목(금액·월)을 간단 메모로 첨부하면 심사 지연을 예방할 수 있습니다.

9. 보관기간·개인정보 보호·내부통제 팁

• 보관: 관련 장부·증빙은 통상 5년 이상 보관 권장(회사 내부 규정에 따름).
• 개인정보: 주민번호·계좌·주소는 최소한만 표기, 외부 제출용은 마스킹본 사용.
• 권한관리: 출력 권한을 인사·재무로 한정, 발급대장(요청자·용도·일자) 기록.
• 버전관리: 연말정산 반영 전/후 버전 구분 저장, 정정 이력 보관.

10. 최종 체크리스트 & 요약

제출 전 10점 점검표

1. 귀속연도·귀속월 정확한가?
2. 입·퇴사월 일할 반영, 상여 귀속월 처리 확인
3. 비과세 한도 초과 여부 점검
4. 4대보험 공제액과 고지내역 일치
5. 연말정산 공제항목 반영 완료
6. 지급명세서·급여대장과 수치 대사
7. 주민번호·계좌 마스킹 적용
8. 제출처 요구 항목(월별/연간/직인/영문) 충족
9. 담당자 연락처·발급일자 기재
10. 발급대장 기록 및 전자파일 보관

요약: 원천징수부는 회사가 작성·보관하는 월별 세무장부이며, 근로자는 회사에 요청해 교부받거나 용도에 따라 영수증·급여명세서로 대체할 수 있습니다. 발급 시에는 귀속월·비과세·4대보험·연말정산 반영 여부를 꼼꼼히 대사하고, 개인정보 마스킹과 제출처 요구사항을 정확히 맞추는 것이 핵심입니다.