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대학 생활과 업무 처리에 있어 가장 중요한 것은 학사 및 행정 시스템을 얼마나 능숙하게 다루느냐입니다. 호서대학교는 HEMS(Hoseo Education Management System)라는 독자적인 교육정보시스템을 구축하여 학적 관리, 성적 조회, 행정 업무, 전자 결재 등 대학 운영의 전반적인 기능을 통합 제공하고 있습니다. 오늘은 신입생부터 교직원까지 호서인이라면 반드시 알아야 할 HEMS의 모든 기능을 상세하게 파헤쳐 보겠습니다.
호서 교육정보시스템(HEMS) 완벽 활용 가이드: 학사부터 행정까지
목차
- 1. 호서 교육정보시스템(HEMS)이란? (정의 및 주요 역할)
- 2. 최초 접속 및 로그인 절차 (통합 ID 관리와 보안 설정)
- 3. 학생을 위한 핵심 기능: 학적 변동, 수강신청, 성적 조회
- 4. 교직원을 위한 행정 기능: 전자결재 및 예산/구매 관리
- 5. 연구자를 위한 기능: 산학협력 및 연구비 관리 시스템
- 6. 원활한 접속을 위한 PC 환경 설정 (브라우저 및 팝업)
- 7. 자주 발생하는 접속 오류 및 시스템 장애 해결 솔루션
1. 호서 교육정보시스템(HEMS)이란? (정의 및 주요 역할)
HEMS는 Hoseo Education Management System의 약자로, 호서대학교의 디지털 행정 심장부라고 할 수 있습니다. 단순한 홈페이지가 아니라, 대학 내의 방대한 데이터를 처리하고 구성원 간의 업무 프로세스를 연결하는 ERP(전사적 자원 관리) 성격의 통합 플랫폼입니다.
이 시스템은 크게 학사(학생 관리), 행정(일반 행정 및 인사/급여), 연구(산학협력), 부속(생활관, 도서관 연동) 등으로 나뉘어 운영됩니다. 학생들에게는 본인의 대학 생활 기록부와 같고, 교직원들에게는 매일 출근해서 퇴근할 때까지 사용하는 필수 업무 툴입니다. 과거에 종이 서류로 처리하던 모든 과정이 HEMS를 통해 전산화되어 빠르고 투명하게 처리됩니다.
2. 최초 접속 및 로그인 절차 (통합 ID 관리와 보안 설정)
HEMS를 이용하기 위해서는 호서대학교 포털 ID가 필요합니다. 신입생의 경우 입학 시 부여받은 학번이 아이디가 되며, 초기 비밀번호는 학교의 안내(주로 생년월일 또는 지정된 규칙)에 따라 설정된 후 반드시 본인이 변경해야 합니다.
통합 로그인(SSO): 호서대학교는 통합 로그인 시스템을 운영하므로, 포털 사이트에 한 번 로그인하면 도서관, 가상대학(LMS), 웹메일, 그리고 HEMS까지 별도의 재로그인 없이 접속할 수 있는 편리함을 제공합니다. 만약 비밀번호를 분실했을 경우, HEMS 직접 접속 화면보다는 통합 포털의 '비밀번호 찾기' 기능을 이용해야 합니다. 최근에는 보안 강화를 위해 2차 인증(OTP 또는 모바일 인증)이 요구될 수 있으므로 본인 명의의 휴대폰을 준비하는 것이 좋습니다.
3. 학생을 위한 핵심 기능: 학적 변동, 수강신청, 성적 조회
학생들이 HEMS에서 가장 많이 사용하는 기능은 본인의 학업 이력 관리입니다. 단순히 조회를 넘어 중요한 신청 업무가 이곳에서 이루어집니다.
- 학적 관리: 휴학, 복학, 전과 신청, 부전공/복수전공 신청 등 신분 변동에 관한 모든 신청을 온라인으로 처리합니다. 주소나 연락처가 변경되었을 때 개인정보 수정도 필수입니다.
- 수강 및 성적: 수강신청 기간이 되면 HEMS와 연동된 수강신청 전용 서버가 열리지만, 기본적인 강의 시간표 조회, 성적 이의 신청, 최종 성적 확인, 계절학기 등록 등은 HEMS 내에서 상세하게 확인할 수 있습니다.
- 등록 및 장학: 등록금 고지서 출력, 납부 확인서 발급, 교내외 장학금 신청 및 수혜 내역 조회 기능을 제공합니다. 특히 장학금 신청 시 필요한 서류를 업로드하는 기능도 지원합니다.
4. 교직원을 위한 행정 기능: 전자결재 및 예산/구매 관리
교수와 직원에게 HEMS는 곧 '전자결재' 시스템을 의미합니다. 대학 내의 모든 의사결정은 기안문 작성을 통해 이루어지며, HEMS는 이를 지원합니다.
- 전자결재: 휴가 신청, 출장 품의, 구매 요청, 예산 집행 등 모든 업무를 기안하고 결재선을 지정하여 승인을 받습니다. 결재 진행 상황을 실시간으로 모니터링할 수 있습니다.
- 인사/급여: 본인의 급여 명세서 확인, 연말정산 자료 입력, 증명서 발급 신청, 연수 및 업적 평가 관리 등이 가능합니다.
- 일반 행정: 시설물 사용 예약, 비품 관리, 차량 신청 등 대학 운영에 필요한 자원을 예약하고 관리하는 기능을 포함합니다.
5. 연구자를 위한 기능: 산학협력 및 연구비 관리 시스템
대학의 중요한 기능 중 하나인 연구 활동을 지원하기 위해 HEMS는 산학협력단 시스템과 밀접하게 연동되어 있습니다. 교수 및 연구원들은 이 메뉴를 통해 연구 과제를 투명하게 관리해야 합니다.
연구 과제 생성부터 참여 연구원 등록, 연구비 카드 사용 내역 연동, 정산 보고서 작성까지 연구 행정의 전 과정이 시스템화되어 있습니다. 특히 연구비 집행의 경우 감사에 대비하여 증빙 서류를 스캔하여 첨부하는 기능이 중요하며, 예산 항목별 잔액을 실시간으로 체크하여 연구비가 오남용되지 않도록 돕습니다.
6. 원활한 접속을 위한 PC 환경 설정 (브라우저 및 팝업)
교육정보시스템은 방대한 데이터를 처리하고 보안이 중요하기 때문에 특정 PC 환경을 요구하는 경우가 많습니다. 최근에는 웹 표준을 준수하여 크롬(Chrome), 엣지(Edge) 등 다양한 브라우저를 지원하는 추세이지만, 일부 레거시 기능(증명서 출력, 특정 뷰어 등)은 여전히 환경 설정이 필요할 수 있습니다.
팝업 차단 해제: HEMS의 많은 기능은 팝업창 형태로 열립니다. 따라서 브라우저 설정에서 호서대학교 도메인에 대한 팝업 차단을 반드시 '허용'으로 설정해야 합니다.
뷰어 설치: 한글 파일이나 PDF 파일로 된 강의 자료나 공문서를 열람하기 위해서는 시스템에서 권장하는 뷰어 프로그램이나 DRM(문서보안) 모듈이 설치되어 있어야 오류 없이 문서를 열 수 있습니다.7. 자주 발생하는 접속 오류 및 시스템 장애 해결 솔루션
시스템을 사용하다 보면 접속이 안 되거나 화면이 깨지는 현상이 발생할 수 있습니다. 대표적인 사례와 해결법은 다음과 같습니다.
- 무한 로딩 현상: 브라우저의 캐시(임시 파일)가 쌓여 충돌하는 경우입니다. 인터넷 사용 기록 삭제(Ctrl+Shift+Delete)를 수행한 후 브라우저를 재시작해 보세요.
- 로그인 버튼 무반응: 보안 프로그램이 제대로 실행되지 않은 경우입니다. PC를 재부팅하거나, 호서대 홈페이지 하단의 '필수 프로그램 설치' 메뉴를 통해 보안 모듈을 수동으로 재설치해야 합니다.
- 비정상적인 종료: 세션 유지 시간이 만료되었을 때 발생합니다. 개인정보 보호를 위해 일정 시간 움직임이 없으면 자동 로그아웃되므로, 긴 내용을 작성할 때는 메모장 등에 미리 작성 후 복사해서 붙여넣는 습관이 필요합니다.
호서 교육정보시스템(HEMS)은 대학 생활의 네비게이션과 같습니다. 위에서 설명해 드린 기능과 팁들을 잘 숙지하신다면, 훨씬 더 효율적이고 스마트한 캠퍼스 라이프를 즐기실 수 있을 것입니다.
https://hems.hoseo.or.kr/hoseo/Login1.jsp
호서 교육정보시스템
hems.hoseo.or.kr
