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KEIIS 교육시설통합정보시스템 바로가기: 로그인부터 시설점검·예산·보고까지 1번에 끝내는 사용 가이드

목차

1. 첫 화면 구조와 ‘바로가기’ 최단 동선(PC·모바일)
2. 계정 발급·SSO·2단계 인증 설정 체크리스트
3. 조직/시설 자산 등록: 캠퍼스·동·실별 체계화
4. 시설점검(정기·수시) 계획 수립과 전자점검표 작성
5. 유지보수 접수→배정→처리→검수(워크플로우)
6. 예산·발주·계약 모듈: 집행관리와 증빙 정리
7. 안전관리: 법정점검 일정, 이력·리스크 대시보드
8. 에너지·환경 관리: 계량기·소모량·알림 임계값
9. 보고서·통계: 대시보드 커스터마이즈와 출력
10. 모바일·현장 운용 팁: QR, 사진, 음성 메모
11. 권한·보안: 부서별 역할, 로그, 개인정보 보호
12. 데이터 마이그레이션/일괄 업로드 노하우
13. 자주 발생하는 오류와 해결(팝업·인쇄·업로드)
14. 감사·평가 대비 문서 준비 루틴
15. 요약: ‘바로가기→조회/등록→점검/정비→보고’ 8단계

1. 첫 화면 구조와 ‘바로가기’ 최단 동선(PC·모바일)

로그인 후 첫 화면은 보통 ‘오늘 할 일’, ‘공지/알림’, ‘진행중 업무’, ‘최근 문서’ 위젯으로 구성됩니다. 상단 글로벌 메뉴에는 시설관리, 점검, 유지보수, 예산/계약, 안전, 에너지, 통계/보고, 시스템 설정이 정렬됩니다. 가장 빠른 동선은 ① 대시보드에서 미처리 건 클릭 → ② 해당 모듈 상세로 바로 이동 → ③ 처리 후 ‘내 문서함’에서 상태 확인입니다. 모바일은 하단 탭(홈/점검/정비/더보기) 기반으로, 현장 작업에 필요한 메뉴만 요약 제공됩니다.

2. 계정 발급·SSO·2단계 인증 설정 체크리스트

기관 계정은 인사시스템과 연동되어 발급됩니다. 최초 접속 시 비밀번호 변경과 보안질문·2단계 인증(휴대폰 또는 인증앱 코드)을 설정하세요. 외부망 접속이 제한되는 경우 ‘보안접속(전용 게이트웨이)’을 통해 진입해야 하며, 기간계 브라우저 요구사항(최신 크로미움 계열/기본 브라우저)과 팝업 허용이 필수입니다.

보안 팁: 분기 1회 비밀번호 변경, 공용PC 자동저장 금지, 타인 계정 사용 금지, 접속기록 주간 점검을 습관화하세요.

3. 조직/시설 자산 등록: 캠퍼스·동·실별 체계화

‘시설관리 → 자산등록’에서 캠퍼스/단지 → 건물(동) → 층 → 실(호실) → 설비(전기·기계·소방·통신) 순으로 트리 구조를 만듭니다. 설비 항목에는 모델명, 제조사, 시리얼, 설치일, 보증만료, 표준점검주기, 도면/매뉴얼 파일을 첨부하세요. QR 코드를 자동 생성해 장비에 부착하면 현장에서 스캔→점검표 호출→즉시 기록이 가능합니다.

등록 규칙: 명명규칙(캠퍼스-동-층-실-설비코드), 단위(㎾, ㎥, ppm) 통일, 사진 3면(전면/측면/명판) 원칙을 적용하면 데이터 품질이 올라갑니다.

4. 시설점검(정기·수시) 계획 수립과 전자점검표 작성

‘점검 → 계획관리’에서 월/분기/연간 계획을 생성하고, 자산군별 표준점검표를 배정합니다. 체크리스트는 ‘측정치 입력(범위/임계값)’, ‘이상여부’, ‘사진’, ‘비고’ 필드를 포함합니다. 현장 점검자는 모바일로 오프라인 입력 후 네트워크 연결 시 자동 동기화가 가능합니다.

임계값 알림: 온도·압력·소음·누설 등 항목에 경고(노랑)/위험(빨강) 구간을 설정하면 입력 즉시 경보와 작업요청이 생성되어 선제 대응이 쉬워집니다.

5. 유지보수 접수→배정→처리→검수(워크플로우)

접수는 사용자 신고 또는 점검 이탈값에서 자동 생성됩니다. ‘유지보수 → 작업지시’에서 담당자·우선순위·완료기한을 지정하고, 소요 자재·예상공수를 입력하세요. 작업자는 시작/중지/완료 시간을 기록하고 사진·부품 사용·원인/조치 내역을 남깁니다. 검수 단계에서 비용·품질 기준을 체크하고, 미흡 시 재작업을 요청합니다.

지표 관리: MTBF/MTTR, SLA 준수율, 긴급대응 비중, 재고 회전율을 위젯으로 띄워 운영 품질을 정량화하세요.

6. 예산·발주·계약 모듈: 집행관리와 증빙 정리

‘예산/계약’에서 연간 예산 편성→분기 배정→집행을 추적합니다. 유지보수·교체·공사 항목별로 사전 품의, 견적 비교, 계약서/보험증권/세금계산서 스캔본을 문서묶음으로 관리하세요. 집행 상태(집행요청/검수완료/정산완료)와 집행률, 잔액을 차트로 확인하고, 특정 계약은 경과일 알림을 설정해 갱신/만료 리스크를 줄입니다.

회계 연동 시에는 전표번호·프로젝트코드·원가센터를 필수로 매핑하여 결산 시 대조를 간소화하세요.

7. 안전관리: 법정점검 일정, 이력·리스크 대시보드

소방, 승강기, 가스, 전기, 정수, 실험실 안전 등 법정점검 일정을 캘린더로 관리합니다. ‘안전 → 리스크맵’에서는 위험도(빈도×심각도)로 시설 구역을 색상 표시하여 우선순위를 명확히 합니다. 사고·아차사고 등록, 재발방지 대책, 교육 이수 현황을 한 화면에서 조회하고, 미이수자 자동 알림을 설정하세요.

훈련 관리: 화재/지진/유해화학물질 누출 시나리오별 훈련 계획과 결과 보고서를 표준 양식으로 축적하면 감사 대응이 쉬워집니다.

8. 에너지·환경 관리: 계량기·소모량·알림 임계값

전기·가스·수도·열·신재생 계량기를 ‘에너지 → 계량기’에서 등록하고, 검침 주기·검침자·자동수집 여부를 설정합니다. kWh/㎥/ton 단위 소비량을 면적 또는 인원으로 보정해 비교하면 이상치가 선명해집니다. 전년동월/전월 대비 20% 이상 변동 시 알림, 주말·야간 최소부하 초과 알림을 켜두면 누수·누전 탐지가 빨라집니다.

탄소지표: 배출계수 적용 후 tCO₂e로 환산하여 기관 목표 대비 진척도를 대시보드로 공유하세요.

9. 보고서·통계: 대시보드 커스터마이즈와 출력

모듈별 카드(점검 이행률, 미결 작업, 법정점검 D-일수, 예산 집행률, 에너지 사용량)를 드래그&드롭으로 배치하고, 필터(기간/건물/설비군)를 저장해 ‘월간 보고 템플릿’을 만드세요. 출력은 화면 캡처형(PDF)과 테이블형(엑셀)을 지원하며, 표지·요약·세부표 순으로 구성하면 회의 배포가 깔끔합니다. 반복 보고서는 예약 생성으로 매월 자동 발송이 가능합니다(권한 범위 내).

10. 모바일·현장 운용 팁: QR, 사진, 음성 메모

현장에서는 QR 스캔→자산 카드를 호출해 점검/정비 기록을 즉시 남기세요. 전·후 사진 2장 이상, 고장 부위 클로즈업 1장 원칙을 지키면 재방문율이 줄어듭니다. 키보드 입력이 어려우면 음성 메모를 사용하고, 약전실·기계실은 통신 불량을 대비해 오프라인 저장 후 이동 중 동기화하세요. 야외·옥상 작업은 위치 태그를 켜서 보고서의 신뢰를 높입니다.

11. 권한·보안: 부서별 역할, 로그, 개인정보 보호

역할 기반 권한(RBAC)으로 읽기/작성/승인/관리자 권한을 구분하세요. 인사·학생 관련 개인정보가 포함된 문서는 접근기록과 열람 사유를 남기고, 외부 회람 시 주민번호·연락처는 마스킹합니다. 시스템은 접속IP·다운로드·인쇄 로그를 저장하므로, 장비 점검 사진·도면의 외부 공유는 정책에 따라 처리해야 합니다.

보안 점검: 반기마다 휴면계정 정리, 권한 검토, 공유계정 금지, OTP 복구키 보관을 실시하세요.

12. 데이터 마이그레이션/일괄 업로드 노하우

초기 도입 시 자산·계약·점검표를 CSV 템플릿으로 업로드합니다. 필수 컬럼(고유ID, 위치코드, 설비군, 설치일, 점검주기)을 우선 이관하고, 선택 컬럼은 2차 보강합니다. 값 표준화(동명/층/실, 단위, 코드)를 사전에 확정하면 오류를 크게 줄일 수 있습니다. 업로드 후 샘플 5%를 무작위 점검해 누락/중복/오타를 교정하세요.

버전 관리: 도면/매뉴얼은 파일명 규칙을 “건물_설비_버전_날짜”로 통일해 최신본 혼동을 막습니다.

13. 자주 발생하는 오류와 해결(팝업·인쇄·업로드)

· 팝업 미표시: 사이트 팝업 허용, 새 창 차단 해제, 광고 차단 확장 OFF
· 인쇄 깨짐: 인쇄 미리보기에서 배경그래픽 ON, 여백 최소, A4/가로 전환
· 첨부 업로드 오류: 파일명 특수문자 제거, 용량 축소, 허용 확장자 확인
· 차트 비표시: 캐시 삭제, 해상도 자동조절 해제, 다른 브라우저 시도
· 로그인 반복: 쿠키 삭제 후 재로그인, 시간 동기화, 2단계 인증 확인

반복 이슈는 오류 화면 캡처·발생 시각·브라우저/OS 정보를 함께 기록해 문의하면 해결이 빨라집니다.

14. 감사·평가 대비 문서 준비 루틴

월말: 점검 이행률/미조치 목록·대책 등록 → 분기: 법정점검 결과·시정조치 증빙 묶음 → 반기: 안전교육 이수·훈련 결과·사고 이력 요약 → 연말: 예산 집행률/계약 현황/고가 자산 유지보수 이력. 모든 묶음에는 사진·서명·날짜가 있는 PDF를 기본으로 하며, 원본 엑셀은 별도 보관하세요. 감사지적 반복 항목은 ‘개선과제’로 등록해 담당·기한·성과지표를 명확히 합니다.

15. 요약: ‘바로가기→조회/등록→점검/정비→보고’ 8단계

① 시스템 진입 → ② 대시보드 미처리 확인 → ③ 자산·점검표 등록/수정 → ④ 점검 수행·이탈 즉시 알림 → ⑤ 정비 지시·처리·검수 → ⑥ 예산/계약 증빙 정리 → ⑦ 통계·보고서 출력/공유 → ⑧ 감사·평가 대비 자료 보관. 이 흐름만 익히면 시설 운영의 투명성과 반응속도가 크게 향상됩니다.

마무리

KEIIS 교육시설통합정보시스템은 자산 등록부터 점검·정비·예산·안전·에너지·보고까지 전 과정을 한 곳에서 관리하도록 설계되어 있습니다. 처음에는 대시보드와 바로가기를 정리하고, QR 기반 현장 입력과 임계값 알림만 세팅해도 운영 효율이 눈에 띄게 좋아집니다. 오늘 30분 투자로 기본 트리를 만들고 표준 점검표를 배정해 보세요. 내일부터는 데이터가 업무를 앞서 이끌어 주는 경험을 하게 됩니다.

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